Организация деловых мероприятий: Spice Media раскрывает секреты.
Рецепт идеального делового мероприятия, как ни странно, довольно прост. Главное, как и в приготовлении изысканного блюда, не забыть о специяx.
Для начала нужно понять, что и кому вы хотите сказать. Ответив для себя на эти несложные вопросы, вы с легкостью сможете определиться с нужным форматом. В коммуникационном агентстве Spice Media нам довелось провести огромное количество ярких событий – от открытия завода до крупных бизнес-премий. Пресс-завтрак, конференция, пресс-тур, круглый стол или презентация – для каждого информационного повода важно подобрать соответствующий формат.
Наиболее часто встречающиеся на практике деловые мероприятия – это пресс-конференции и круглые столы. Основные участники события – ключевые спикеры и журналисты. Рассмотрим детально.
Организация и проведение деловых мероприятий. Важные нюансы
Обратите внимание на площадку для мероприятия. Тут важны нюансы: транспортная доступность, парковка, близость к метро и т.д. Зал должен быть презентабельным, хорошо освещенным и теплым. Избегайте помещений с интерьерами в серо-зеленой цветовой гамме с тусклым
освещением. Мало того, что атмосфера события будет соответствовать колору зала, но и фотограф не сможет сделать чуда с серыми лицами участников заседания. Обратите внимание на акустику: если слышимость неважная, имеет смысл заказать микрофоны. В случае если беседа будет сопровождаться визуальным рядом, вам понадобится соответствующая аппаратура. Обязательно предварительно проверьте ее исправность и возможность воспроизведения файлов в нужном вам формате! В противном случае, не избежать конфуза.
Таблички для спикеров – необходимый аксессуар. Имена и должности должны быть напечатаны крупно и разборчиво с двух сторон. Это нужно для того, чтобы не только гости мероприятия знали имя и должность спикера, но и спикеры, проходя с внутренней стороны стола, могли с легкостью найти свое место.
Подготовительный этап
Цель практически любого организатора делового мероприятия – быть услышанным. Для того чтобы журналисты и прочие слушатели не узнали больше того, чем им предназначено, пообщайтесь со спикерами заранее. Это займет не более часа, но встречу лучше организовать хотя бы за пару дней до мероприятия. В беседе вы сможете узнать, каких острых моментов в дискуссии следует избежать, какие высказывания и примеры вообще не должны прозвучать. Также необходимо заранее подготовить список с наиболее вероятными вопросами журналистов, чтобы эти вопросы не застали спикеров врасплох.
Еще одна встреча, которая вам предстоит, – с модератором мероприятия. Идеальный вариант – его присутствие на встрече со спикерами. Пообщавшись с ними лично, модератору будет проще вести дискуссию. Если этого организовать не удалось, обязательно доведите до его сведения компетенции каждого участника. Это позволит избежать неловких моментов, когда вопрос, в котором компетентен один спикер, звучит в адрес другого, менее компетентного, и в разговоре повисает неловкая пауза.
Обязательно подготовьте раздаточный материал и программу мероприятия для журналистов и участников. Таким образом, количество вопросов в ваш адрес уменьшится и снизится риск фактических ошибок в публикациях. Приглашать СМИ лучше дважды – за несколько дней до события и непосредственно накануне мероприятия.
Быть уместным
Чтобы ваша конференция или круглый стол собрали максимально возможное количество публикаций, выберите уместное время для его проведения. Традиционно наименее удачное время – это утро понедельника и пятница. Печатные еженедельные СМИ как правило начинают верстаться в четверг во второй половине дня. Ежедневные – в четверг готовят пятничный выпуск, а в воскресенье выпуск понедельника. Исходя из этого вторник, среда и первая половина четверга – то, что нужно. Однако, не забудьте проверить, какие еще мероприятия проходят в день намеченного вами мероприятия, и проанализировать, не оттянут ли эти мероприятия основную массу приглашенных вами журналистов.
